Распределить сделку

Кто участвует

Четыре способа выбрать, между кем делить заявки:

• По списку: только те, кого вы перечислите. Время суток не учитывается.
• По расписанию: тот, кто сейчас на смене по рабочему графику. Если сейчас никто не работает, заявку получит тот, кто выйдет первым.
• По дежурству: тот, кто отмечен в разделе «Дежурство». Если в правиле есть список участников, хотя бы один из них должен оставаться на дежурстве: последнего снять нельзя, сначала включите другого участника.
• По расписанию и дежурству: тот, кто сейчас на смене и не снял отметку «получает лиды». Ушёл на обед и снял отметку — заявки идут остальным, пока он её не вернёт. К началу следующей смены отметка включается сама. Когда смена у всех закончилась, заявку получит тот, кто выйдет первым.

Во всех способах, кроме списка, пустой список участников значит «участвуют все».

Как делить

• Поровну: по кругу.
• По процентам: у каждого своя доля, в сумме 100 %. Только при распределении по списку. Доля 0 оставляет человека в списке, но заявки идут мимо него.
• По нагрузке: галочка «Раздавать по нагрузке». Заявку получает самый свободный из тех, кто сейчас в круге.

Что считать нагрузкой, выбирается в поле «Что считать нагрузкой»:

• «Открытые сделки на этапах»: у кого меньше открытых сделок на выбранных этапах. Нужны загруженные данные аналитики.
• «Задачи на сегодня»: у кого меньше невыполненных задач на сегодня, просроченные тоже считаются. Выберите типы задач и этапы сделок, по которым их считать. Задачи контактов и компаний не учитываются. Тоже нужны данные аналитики.
• «Сделки, выданные сегодня»: кому сегодня выдали меньше сделок. Сутки отсчитываются от времени сброса статистики. В поле «Чьи выдачи складывать» выберите, что считать: выдачи всех правил распределения этой воронки или только выбранных правил. Выдачи самого правила считаются всегда. Аналитика для этого способа не нужна.

При дележе по процентам доступен только способ «Сделки, выданные сегодня»: доли считаются по всем выдачам за день.

Время, когда счётчики обнуляются, задаётся в «Сброс статистики».

В режиме «По расписанию и дежурству» есть галочка «Вернувшемуся — добрать пропущенное». Без неё после возвращения заявки с этого момента снова идут поровну. С ней кабинет помнит, сколько заявок человек пропустил, пока отметка была снята, и сначала отдаёт их ему. Пропущенное считается только за время его смены и до сброса статистики.

Исключения

• Назначать на того, кто уже отвечает за контакт. Если клиент уже работал с менеджером, новая сделка уйдёт к нему мимо очереди. Его доля при этом расходуется.
• Распределять повторно, если событие пришло снова. Без этой галочки сделку, которую уже распределили, правило не трогает.

Что поменять вслед за сделкой

По умолчанию меняется только ответственный за сделку. Дополнительно можно:

• сменить ответственного у главного контакта;
• сменить ответственного у компании. Осторожно: к одной компании часто привязаны и чужие сделки;
• передать новому ответственному незакрытые задачи по сделке.

Кто сейчас получает заявки

Под настройками панель «Кто сейчас получает лиды»: список тех, кому пойдёт следующая заявка прямо сейчас. Отметки дежурства в этой панели сохраняются сразу, без кнопки «Сохранить». Если в круге сейчас никого, панель показывает, какой резервный сценарий сработает.

Если сейчас никто не работает

Блок «Если сейчас никто не работает» в правиле решает, что делать со сделкой, когда в круге правила никого нет. В режимах по расписанию это значит, что в эту минуту никто из участников не на смене, в том числе в обед и ночью. В режиме «По дежурству» — никто не включён, в режиме «По списку» — все из списка уволены.

Вариантов три:

• «Отдать тому, кто выйдет на смену первым». Стоит по умолчанию. Кабинет ищет ближайшую смену на 14 дней вперёд. Если за это время никто не выходит, сделку не трогают: в журнал пишется «Пропущено: некому отдать лид», ответственный остаётся прежним.
• «Отдать по резервному сценарию». Сделка идёт по цепочке резервных сценариев сверху вниз. Если пусто во всех, она уходит тому, кто выйдет на смену первым, а если нет и таких, остаётся у прежнего ответственного.
• «Не назначать». Сделка остаётся на том, на кого её поставила amoCRM.

В режиме «По дежурству» ближайшую смену не ищут: сделка не уйдёт тому, кого сняли с дежурства. Исключение одно: если в аккаунте на дежурстве не отмечен вообще никто.

Резервные сценарии

Резервный сценарий — сохранённая настройка распределения, которую подключают к одному или нескольким правилам. Сценарии лежат на вкладке «Резервные сценарии» рядом с «Правила». Создать сценарий можно кнопкой «Новый сценарий» на вкладке или кнопкой «Создать сценарий» прямо в правиле.

Сценарий бывает двух видов:

• «Группа». Те же режимы и способы деления, что в правиле, и ещё режим «У кого сегодня рабочий день»: сделку получит тот, у кого сегодня рабочий день по графику, даже если смена уже закончилась или ещё не началась. Так ночная заявка сразу закрепляется за тем, кто выйдет утром.
• «Конкретный менеджер». Получает сделку всегда, без учёта графика и дежурства. Его ставят последним в цепочке. Если менеджер уволен, шаг пропускается.

В правиле можно выбрать до пяти сценариев и поменять их порядок стрелками. Если сценарий в эту минуту пуст, кабинет переходит к следующему.

Внутри группы сделки делятся с учётом того, сколько каждый уже получил сегодня по всем правилам аккаунта. Если один сценарий выбран в нескольких правилах, счёт у него общий.

Правка сценария сразу действует во всех правилах, где он выбран, и форма об этом предупреждает. Удалить сценарий, пока он выбран в правилах, нельзя: сначала уберите его из них.

Выдачи

Вкладка «Выдачи» над списком правил показывает, сколько сделок каждому сотруднику выдали правила распределения и почему.

Период выбирается кнопками «Сегодня», «Вчера», «Неделя» или «Свой период», но не длиннее 92 дней. Неделя считается с понедельника по воскресенье, дни — по часовому поясу аккаунта amoCRM.

В таблице строки — сотрудники, столбцы — правила, во втором столбце «Всего». Нажмите на любое число, и откроется список сделок этой клетки со ссылками в amoCRM. Рядом со сделкой написано, почему её отдали именно этому сотруднику: «подошла очередь», «дежурный», «меньше всех выданных сегодня», «ответственный за контакт» и так далее. Если сделка ушла по резервному сценарию, после причины написано его имя.

Что можно увидеть в выдачах:

• кто получает больше сделок, чем остальные, и каким правилом;
• шли ли сделки вне смены (причина «сейчас никого нет на смене, ушла тому, кто выйдет первым»);
• срабатывает ли раздача по нагрузке: если посчитать нагрузку не удалось, у сделки будет написано почему, например «не выбраны этапы».

Передать связанные

Отдельное правило в том же модуле. Когда у сделки, контакта или компании сменился ответственный, к нему переходят и связанные карточки. Например, руководитель передал компанию другому менеджеру — и её сделки, контакты и задачи ушли к нему же.

Что можно передать:

• контакт или контакты компании: главный или все;
• компанию;
• сделки контакта или компании на выбранных этапах, при желании без закрытых;
• открытые задачи.

Ставьте правило на событие «Сменился ответственный». Карточки, у которых уже нужный ответственный, кабинет не трогает. Если у вас есть встречное правило, которое передаёт ответственного в обратную сторону, форма предупредит: проверьте такую пару в тестовом режиме.